Digitalisierung

Digital Workspace Tools für den Mittelstand und KMU

Digital Workspace Tools

Warum Digital Workspace Tools so wichtig sind 

Was der Digital Workspace ist und wie er im Mittelstand und in kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMU) umgesetzt wird bzw. noch besser umgesetzt werden kann, haben wir in unserem Artikel Digital Workspace detailliert beschrieben. Und richtig ins Detail geht es in dem Artikel Die Besten Deutschsprachigen Blogs Zum Thema Digital Workspace und den verlinkten Interviews eben dieser Blogs, in denen uns die Editoren und Autoren der Blogs viele praktische Tipps zum Thema Digital Workspace geben. 

 

Herr Schulze von dem Dokumentenmanagement Blog der agorum Software GmbH zum Beispiel sagte einer der wichtigsten Trends zum Thema Digital Workspace ist, dass Firmen sinnvolle Alternativen zu populären Programme wie zum Beispiel WhatsApp oder Dropbox bieten, um zu verhindern, dass unternehmensinterne Informationen der internen IT-Umgebung entgleiten. Als Beispiel nannte er hier unternehmensinterne moderne Kommunikationsmöglichkeiten und Programme, die den Austausch von Dokumenten mit externen Kontakten erlauben.

 

Herr Bachmann vom Arbeitsplatz 4.0 Blog, welcher von United Planet, dem Herstellern der Portalsoftware INTREXX, geführt wird betonte außerdem wie wichtig Usability in diesem Zusammenhang ist: Die Mitarbeiter sind durch privat genutzte Apps und Software-Applikationen eine gewisse Usability gewohnt – sowohl am Computer, wie auch mobil. Ein Digital Workplace muss darum nicht nur Zugriff auf alle Dateien und Informationen bieten, sondern auch so designt sein, dass man gerne damit arbeitet. 

 

Wie Sie sehen, kommt dem Thema Digital Workspace Tools also eine sehr wichtige Rolle zu. Sie sind die Grundvoraussetzung dafür, dass der Digital Workspace funktionieren kann. Denn Digital Workspace bedeutet: Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens müssen von egal wo und egal wann auf die Unternehmensdaten zugreifen können, um eine übergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. 

 

Welche Digital Workspace Tools wichtig sind 

Das unabhängige IT-Research- und Beratungsunternehmen Crisp Research erklärt in einem ihrer Artikel die folgenden vier Punkte zu den vier Säulen des Digitalen Arbeitsplatzes:

 

  1. Kommunikation (Unified Communication-Lösungen bzw. Voice- Calls, Video, Chats, soziale Netzwerke, E-Mail) 
  2. Teamwork / paralleles Arbeiten an einer Aufgabe (Filesharing-Lösungen, Projektmanagementsoftwares, Social Intranets oder Cloud-basierte Office- und Produktivitätsplattformen, die gemeinsames Arbeiten an einem Dokument ermöglichen) 
  3. Produktivität (das Cloud-basierte Office, Programme für Design, Kalender- und Taskmangement– Lösungen) 
  4. Management / Sicherheit (über alle Bereiche hinweg müssen die Management-Werkzeuge und Sicherheitsstandards greifen) 

 

Digital Workspace Tools

 

Laut der Studie „Arbeitsplatz der Zukunft 2017 sind sowohl laut Unternehmen als auch laut deren Mitarbeitern Telekonferenzen, Workgrouping-Tools und der Remote Desktop die drei meist benutzen Collaboration Tools. Aus Sicht der Unternehmen gibt es für die Zukunft der Tools den größten Bedarf bei „Self Help“ und „Collaborative Reviewing“. Aus Sicht der Mitarbeiter ist „Self-Help“ auch ein wichtiges Thema was Tools angeht, aber sie sehenOnline-Projektmanagementals wichtiger an. 

 

Digital Workspace Tools Empfehlungen für den Mittelstand und KMU 

Das Online-Portal Digitaler Mittelstand der Deutschen Telekom weist darauf hin, dass für KMU besonders die Tools wichtig sind, die eine effiziente Kommunikation und agiles Projektmanagement ermöglichen. Wenn diese Tools dabei noch cloudbasiert sind, dann ermöglicht es den Mitarbeitern auch aus dem Home-Office oder während einer Geschäftsreise produktiv sein zu können. Wie immer ist natürlich in dem Zusammenhang auch die Sicherheit der Tools zu bedenken. 

 

Natürlich gibt es keine Einheitslösung, die allen Firmen bei der Digitalisierung gleichgut unter die Arme greifen kann. Jede Firma muss sich die zur Verfügung stehenden Tools genau ansehen und überlegen, ob und wie sie in das eigene Umfeld passen könnten. Denn welche Tools Ihre Firma braucht, kommt darauf an wie Ihre Mitarbeiter momentan arbeiten. 

 

Im Folgenden haben wir eine Liste vorbereitet, die die beliebtesten Tools zusammenfasst und von denen wir meinen, dass sie im deutschen Mittelstand gut funktionieren. Einige der Tools fallen in einen einzelnen Bereich, aber viele sind wahre Tausendsassa und decken gleich alle drei wichtigen Bereiche ab: Produktivität, Kommunikation und Teamwork. Da die meisten Tools jedoch einen bestimmten Schwerpunkt haben, haben wir sie jeweils dort gelistet, wo die wahren Stärken des Tools liegen. 

 

Digital Workspace: Produktivitätstools für den Mittelstand 

Die beiden Marktführer hier sind Microsoft und Google. Die einfach einzurichtenden und einfach zu benutzendes Produktivitätstools von beiden Anbietern sind Office365 von Microsoft und die G Suite von Google. 

 

Office365 ist ein cloudbasiertes System, das Ihnen mobiles Arbeiten und die gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten in zum Beispiel Word, Excel und PowerPoint erlaubt. Es ist leicht zu skalieren und sehr benutzerfreundlich. So können Sie Ihren Mitarbeitern die professionelle Nutzung von E-Mail, den Kalender und Aufgabenerstellung mit Outlook bieten. Office 365 erlaubt Ihren Mitarbeitern ausserdem Webversionen und mobile Versionen der Office-Anwendungen zu benutzen. Die Anwendung Skype for Business erlaubt es Ihren Mitarbeitern im Messenger zu chatten und Online-Treffen zu organisieren. Microsoft Teams ist stattdessen ein Programm, das es Ihren Mitarbeitern ermöglicht sich in Online-Chaträumen über verschiedene Projekte und Aufgaben auszutauschen. Und sogar Dateispeicherung und -freigabe sind mit Office365 relativ einfach einzurichten. 

 

Die G Suite von Google ist eine sehr bekannte Alternative und bietet ähnliche Produktivitätstools:

  1. Als Alternative zu Word, Excel und PowerPoint bietet Google Dokumente, Tabellen und Präsentationen im Browser (oder als Mobile-Apps) inklusive gleichzeitiger Bearbeitung durch mehrere Benutzer
  2. Als Alternative zu Outlook bietet Google Gmail, Kalender, Aufgabe
  3. Als Alternative zu Skype for Business und Microsoft Teams bietet Google Chats für Personen und Gruppen und Videokonferenzen. Des Weiteren bietet die G Suite genau wie Office365 auch Speicherplatz und ist genauso leicht zu skalieren. 

 

Falls Sie lieber mit kleineren Anbietern arbeiten, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel von IT-Zoom, der die Alternativen zu Microsoft und Google gekonnt zusammenfasst: Alternativen zu Microsoft und Google. 

 

Digital Workspace: Kommunikationstools für den Mittelstand 

Nicht zu unterschätzen als wichtiges Kommunikationstool ist immer noch die E-Mail. Während die weiter unten beschriebenen Kommunikationstools Ihnen zwar viele Emails ersparen und Diskussionen geordneter ablaufen, brauchen Ihre Mitarbeiter Zugriff zu einem guten E-Mail-Programm.  Hier gibt es schier endlose Möglichkeiten. Viele werden in Kombination mit Produktivitätstools angeboten. Unsere Empfehlungen dazu finden Sie weiter oben. 

 

Viele Firmen stellen Ihren Mitarbeitern heutzutage zusätzlich zu E-Mails einen Messenger und Chaträume zur Verfügung, damit unternehmensintern kurze Fragen schnell geklärt werden können und damit unternehmensextern mit Lieferanten und Kunden schnell und unkompliziert kommuniziert werden kann. Einen richtig guten Leitfaden zu diesem Thema bietet die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, eine Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie: Messenger in der Unternehmenskommunikation.

 

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Um schnell mit Kunden zu kommunizieren, ist WhatsApp der absolute Marktführer. Laut der MessengerPeople Studie 2018 nutzen bereits 10 Millionen Menschen Messenger Services, um mit Unternehmen zu kommunizieren. Im Jahr 2018 haben Unternehmen insgesamt 117 Millionen Anfragen über Messenger erhalten – die meisten (98%) davon über WhatsApp. Was die firmeninterne Kommunikation angeht, sind Alternativen, die sicherer mit firmeninternen Daten umgehen und neben der Kommunikation gleich noch andere Funktionen mitbringen, allerdings oft besser. 

 

Chaträume und mehr können Sie Ihren Mitarbeiter mit verschiedenen Tools anbieten. Slack ist in dem Zusammenhang das wohl meistbenutze und bekannteste Kommunikationstool auf dem Markt. Firmen können hier verschiedene Chaträume anlegen oder auch direkt mit anderen Mitarbeitern kommunizieren. Man kann Dateien hochladen, teilen und kommentieren. Es gibt auch noch einige andere Funktionen und ausserdem kann Slack mit vielen anderen Diensten (wie Twitter oder OneDrive) integriert werden. Microsoft’s Antwort auf Slack ist das Produkt Teams, mit dem Sie ihren Mitarbeitern Gruppenchats, Onlinebesprechungen und das Teilen von Dateien in verschiedenen Chaträumen ermöglichen können. Wie oben schon beschrieben ist Teams Teil von dem Produktionstool Office365. 

 

Auch sehr gut funktioniert Bitrix24. Hier können in verschiedenen Projektgruppen ganze Teams kommunizieren oder auch einzelnen Mitarbeitern unter sich miteinander schreiben und Dateien teilen. Bitrix24 ist allerdings viel mehr als „nur“ ein Kommunikationstools. Zum Beispiel können Ihre Mitarbeiter hier Projekte planen und sich Aufgaben zuweisen und sogar das CRM können Sie hier organisieren, wenn Sie wollen. Eine ähnliche Option ist Asana. Auch hier können Sie in verschiedenen Gruppen mit dem Team diskutieren und sich gegenseitig Aufgaben zuweisen. 

 

Zusätzlich zu diesen Tools – bzw. als Alternative zu Chaträumen – ist es oft hilfreich, wenn die Firma den Mitarbeitern Tools zur Verfügung stellt, die es ihnen erlaubt Online-Meetings zu organisieren. Diese können die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern vereinfachen und auch zum Beispiel für Kundenschulungen oder die Mitarbeiteraquise benutzt werden. Die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation listet in ihrem Leitfaden zu Online Meetings zahlreiche kostenfreie und kostenpflichtige Möglichkeiten. Die wohl bekanntesten sind: Skype, Skype for Business (wie oben beschrieben Teil von Office365), GoToMeeting und Team Viewer. 

 

Digital Workspace: Teamwork-Tools für den Mittelstand 

Collaboration-Tools sind heutzutage aus modernen Unternehmen kaum noch wegzudenken. Und dank dem großen Angebot am Markt sind solche Lösungen auch für KMU und den Mittelstand leicht zu implementieren und erschwinglich. Dokumenten-Sharing via Cloud erlaubt es Ihren Mitarbeitern ihre Dateien zu speichern und sie von jedem Gerät und überall aus abrufen zu können. Die bekanntesten Optionen sind OneDrive und Google Drive, aber es gibt noch viele, viele mehr. Intranet-Lösungen, die zum Dokumenten-Sharing benutzt werden können, aber es Ihrem Unternehmen zusätzlich erlauben sowohl Prozesse und Mitarbeiter zu verbinden als auch sinnvoll über Ihr Unternehmen zu berichten und alle Ihre Mitarbeiter zu erreichen, gibt es ähnlich viele.

 

Das wohl bekannteste Produkt ist SharePoint von Microsoft. Einige der oben genannten Kommunikations-Tools wie Bitrix24 haben viele ähnliche Funktionen und können sowohl als Kommunikations-Tool als auch als Teamwork-Tool fungieren. Tecchannel.de hat einige Collaboration-Tools speziell für den Mittelstand unter die Lupe genommen: Central Desktop, ProjectPlace, Amagno und Teamdrive 

 

Falls Sie Ihre Mitarbeiter in Richtung Projektmanagement unterstützen wollen, dann gibt es sehr viele verschiedene Produkte am Markt. Empfohlen werden oft die gleichen. Vodafone’s Magazin featured Business zum Beispiel empfiehlt dem Mittelstand für das reine Projektmanagement das relativ einfache Microsoft Project oder das etwas fortgeschrittenere OnePoint Projects. Als mehr kommunikationsorientierteres Projektmanagement-Tool empfehlen sie Basecamp und als Projektmanagement-Tool, das auch man auch für Dokumenten-Management, Aktivitäts-Feeds sowie E-Mail-Integration und Zeiterfassung benutzen kann, empfehlen sie Wrike 

 

Für kleine Firmen oder Start-Ups, die wenig oder besser gar nichts ausgeben wollen, aber trotzdem auf organisiertes digitales Arbeiten Wert legen, gibt es erstaunlich viele gute Möglichkeiten. Die meisten der oben beschriebenen Tools haben eine Basis-Version, die sie umsonst zur Verfügung stellen. Gründer.de hat ausserdem die besten kostenlose ProjektmanagementTools in diesem hilfreichen Artikel zusammengestellt: Die 11 Besten im Vergleich. 

 

Die Auswahl und Einführung von Digital Workspace Tools 

Auch zur Auswahl und Einführung von Digital Workspace Tools haben die Editoren und Autoren der von uns vorgestellten besten deutschsprachigen Blogs Zum Thema Digital Workspace wieder einige Tipps für unsere Leser gehabt. 

 

Ein wichtiger Tipp zur Auswahl kommt von Herrn Thimm, Projektreferent BVMW e.V. und bei dem Digital Workspace Blog _Gemeinsam digital verantwortlich für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Gerade für Mittelständler gilt: Es muss nicht immer sofort die große Lösung sein. Oftmals führen bereits kleine Veränderungen zu positiven Erfahrungen und bieten die Möglichkeit, tiefer in den Veränderungsprozess der digitalen Arbeitsplatzgestaltung einzusteigen. 

 

Was die Einführung von Digital Workspace Tools angeht, sollten Unternehmen darauf achten, sich ganzheitlich mit dem Thema Digital Workspace zu befassen und insbesondere die Mitarbeiter schon von Anfang an in den Veränderungsprozess miteinzubeziehensagt das Team des Digital Workspace Blog oneclick, der von der oneclick AG geführt wird.  

 

Lust auf mehr? Dann lesen Sie unseren Artikel Digital Readiness im Mittelstand – Der Weg zur Digitalisierung, in dem wir die neuesten Studien zum Thema Digitalisierung im Mittelstand für Sie zusammengefasst haben und Ihnen gleich auch noch eine Liste mit Schritten gegeben, die Sie bei der Digitalisierung Ihres eigenen Unternehmens unterstützen können. 

 

Und wie immer können Sie uns natürlich gerne kontaktieren, wenn Sie Fragen zur Auswahl und Einführung von Digital Workspace Tools in Ihrem Unternehmen haben. Wir würden uns freuen Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens in Zukunft unterstützen zu können. Schicken Sie uns einfach eine Email an info@8am-consult.de oder füllen Sie unser Formular auf der Seite Kontakt aus. Dort finden Sie auch unsere Telefonnummer. 

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